Privacy verklaring

Het kantoor Groenendijk & Kloppenburg is verantwoordelijk voor de verwerking.

gebruik persoonsgegevens
Het kantoor verwerkt persoonsgegevens die u zelf met uw toestemming aan ons heeft verstrekt. Het betreft persoonsgegevens die nodig zijn voor de behandeling van uw zaak en voor declaratie of financiering daarvan (bijvoorbeeld het aanvragen van een toevoeging bij de Raad voor Rechtsbijstand of financiering bij uw Rechtsbijstandsverzekeraar). Denk hierbij aan uw naam en adres, de gegevens die van belang zijn voor de zaak en gegevens van uw wederpartij.

Indien dat noodzakelijk is in verband met de behandeling van uw zaak kunnen wij ook persoonsgegevens opvragen bij instanties zoals de Kamer van Koophandel, het Kadaster, de rechterlijke macht, een notaris of deurwaarder of algemeen toegankelijke bronnen op internet. Bij de behandeling van de zaak kan het uiteraard noodzakelijk zijn dat uw persoonsgegevens worden gedeeld met derden, waaronder de wederpartij, de advocaat of adviseur van de wederpartij en voornoemde instanties. Dat geldt omgekeerd ook voor persoonsgegevens van de wederpartij(en) van onze cliënten.

Processtukken en berichten aan derden worden conform de regels van de Nederlandse Orde van Advocaten van tevoren met u besproken. Ingeval u bezwaar heeft tegen de wijze waarop uw persoonsgegevens daarin zijn verwerkt kunt u dat aan uw advocaat melden. Het kan zijn dat uw zaak dan niet of niet goed kan worden behandeld.

Verder verwerken wij persoonsgegevens indien dat wordt vereist door wet- of regelgeving, waaronder begrepen de regels van de Nederlandse Orde van Advocaten. Dit betreft met name de controle van de identiteit van cliënten. Wij hebben daarvoor inzage in uw paspoort of identiteitsbewijs nodig. Dat geldt ook voor het aanvragen van een toevoeging (gefinancierde rechtsbijstand) waarbij wij uw BSN-nummer en dat van een eventuele samenwonende partner moeten doorsturen. Bij weigering daarvan kunnen wij uw zaak niet behandelen of een toevoeging aanvragen.

Daarnaast wordt van persoonsgegevens van cliënten en hun wederpartij(en) gebruik gemaakt bij nieuwe zaken ter controle op eventueel tegenstrijdig belang (met de cliënt). Dit vloeit voort uit de regels van de Nederlandse Orde van Advocaten.

In geval van eventuele claims of klachten heeft kantoor het recht om persoonsgegevens te gebruiken ter verdediging van de belangen van kantoor of de aan kantoor verbonden advocaten.

NAW-gegevens van cliënten kunnen verder (i.v.m. de gerechtvaardigde belangen van kantoor) worden gebruikt voor het onderhouden van contact met kantoor bijvoorbeeld voor het verzenden van nieuwsbrieven, updates of uitnodigingen.

toegang en delen persoonsgegevens
In principe hebben de advocaten van kantoor en de medewerkers die in hun opdracht werken toegang tot uw persoonsgegevens. Naast de behandelend advocaat hebben ook andere advocaten en medewerkers toegang in geval van waarneming van de zaak, facturering, de behandeling van toevoegingen of andere administratieve verplichtingen.

Onze advocaten zijn uit hoofde van hun beroep verplicht tot geheimhouding. Kantoor heeft met haar medewerkers (niet-advocaten) tevens een geheimhoudingsovereenkomst afgesloten. Wij kunnen voor het verwerken van uw persoonsgegevens dienstverleners (verwerkers) inschakelen die uitsluitend in onze opdracht persoonsgegevens verwerken. Denk hierbij aan ICT-dienstverleners voor de opslag van data of deurwaarders. Voor zover deze dienstverleners niet reeds uit hoofde van hun beroep tot geheimhouding zijn verplicht (zoals deurwaarders of notarissen) heeft kantoor contractuele afspraken gemaakt.

Doorgifte naar landen buiten de Europese Unie zal slechts plaatsvinden indien dat in het kader van de behandeling van uw zaak noodzakelijk is, bijvoorbeeld in geval van een buitenlandse wederpartij of cliënt.

veiligheid
In het kader van onze dienstverlening maken wij gebruik van elektronische gegevensuitwisseling (internet en e-mail via het door u opgegeven mailadres). Kantoor wijst erop dat ondanks alle door het kantoor in acht genomen veiligheidsvoorzieningen er geen absolute zekerheid tegen raadpleging door onbevoegden gegeven kan worden.

bewaartermijn
In principe worden uw persoonsgegevens minimaal zeven jaar na sluiting van het dossier bewaard in verband met nakoming van wettelijke verplichtingen, controle door autoriteiten of in verband met mogelijke claims of klachten. De bewaartermijn kan worden verlengd indien zich een incident voordoet waardoor verdere bewaring van uw persoonsgegevens noodzakelijk is bijvoorbeeld ter verdediging van uw belangen of de belangen van kantoor.

rechten, vragen en contact
U heeft rechten ten aanzien van de verwerking van uw persoonsgegevens zoals recht op inzage, rectificatie, verwijdering of doorgifte daarvan (overdracht van dossier). Het kantoor zal deze rechten respecteren binnen de geldende wet- en regelgeving.

Voor vragen of verzoeken kunt u contact opnemen met de desbetreffende advocaat of via contact. Voor klachten verwijzen wij naar onze kantoorklachtenregeling. Mocht dit niet tot een oplossing leiden dan kunt u klagen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

disclaimer
Omdat de nieuwe privacy wet- en regelgeving volop in ontwikkeling is en ook onze organisatie kunnen wij deze privacyverklaring tussentijds aanpassen.